Hur du skapar en pärmfil med hjälp av Evernote

Vet du att en pärmfil kan hjälpa dig att öka din produktivitet? Du kan skapa den gamla skolversionen eller inrätta en Evernote-kickler-fil i stället.

Och eftersom småföretagare tenderar att hantera många olika uppgifter kan det vara ganska viktigt att ha ett system som ”kittlar” ditt minne. Fortsätt läsa för att komma igång.

En tickler-fil är en samling datummärkta mappar som är organiserade på ett sätt som gör att tidskänsliga dokument kan arkiveras enligt det framtida datum då varje dokument behöver åtgärdas. ~Wikipedia

Hur man sätter upp en pappersklickmapp

Om du är redo att få mer uträttat och behöver ett sätt att se till att viktiga uppgifter inte faller mellan stolarna, kanske du vill börja använda en klickmapp. Btw, om du vill veta steg för att skapa en tickler-fil med hjälp av Evernote kan du hoppa över den här inledningen och bläddra ner till Hur man skapar en Evernote Tickler-fil.

Om du vill skapa en papperstidningsfil behöver du 43 mappar (ja, 43):

• 31 mappar för varje dag i månaden OCH
• 12 mappar för varje månad i året

Du kan skriva månadens dagar eller årets månader på de lämpliga mappflikarna, eller om din handstil tyder på att du borde ha varit läkare i ett tidigare liv, överväga att använda etikettmaskinen. =)

Dina mappar kan placeras i ditt arkivskåp eller i flera dragspelsmappar (expanderade mappar). Det finns faktiskt dragspelsmappar som levereras med förnumrerade flikar (för varje dag i månaden), så du kan helt enkelt köpa 12 stycken.

Det finns inget rätt eller fel sätt att sköta detta, så det är verkligen upp till dig och vad du föredrar.

Hur man använder en pärmmapp

När du har skapat dina 43 mappar kan du sedan börja med att lägga saker i var och en av dem.Vad kan du lägga i mapparna? Vad som helst, egentligen.

Om du vill bli påmind om en uppgift eller åtgärd som du måste utföra – oavsett vad det är – kan du lägga den saken (en lapp eller ett registerkort med instruktioner eller relaterad information) i din tickler file. Tänk på att du kan lägga saker i mappar långt i förväg så du behöver inte vänta tills ett visst datum närmar sig för att lägga till dina påminnelser.

Dokumenten i mapparna i en fästmapp kan vara att-göra-listor, väntande räkningar, obetalda fakturor, resebiljetter, hotellbokningar, mötesinformation, födelsedagspåminnelser, kuponger, kravbiljetter, återkallelseanteckningar, uppföljningspåminnelser, underhållspåminnelser eller andra papper som kräver framtida åtgärder. ~Wikipedia

I början av varje dag tar du helt enkelt fram innehållet i motsvarande fil så att du kan arbeta med dagens uppgift(er). Och flytta sedan den nu tomma mappen till baksidan av de återstående mapparna. På så sätt ligger nästa dags mapp framme och är lättillgänglig.

I slutet av den aktuella månaden går du vidare till den första dagen i den efterföljande månaden. Upprepa processen tills du har slutfört alla uppgifter fram till årets slut. Sedan … vidare till det nya året!

Hur du skapar en Evernote-tickerfil

Om du hellre vill använda en app för att skapa ditt tickerfilssystem kan du skapa det med hjälp av Evernote (hänvisningslänk). Du kommer att tillbringa lite tid i början med att ställa in saker och ting, men när du är klar kommer alla mappar att vara redo för dig att använda nu och i framtiden.

Här är Evernote-funktionerna som du kommer att använda:

• Notebook stack
• Notes
• Shortcuts

Steg 1 – Skapa anteckningsböcker

Om du vill börja skapa din Evernote-tickermapp, skapar du först 12 anteckningsböcker för varje månad på året. De kan gå förlorade i bland dina andra anteckningsböcker, så fundera på att numrera dem, så här:

1 januari
2 februari
3 mars

… och så vidare.

Anteckningsböckerna kommer att vara i kronologisk ordning *utom* för ”10 oktober”, ”11 november” och ”12 december”. Dessa tre kommer att placeras under ”1 januari”. Om du väljer att inkludera året (t.ex. ”1 januari 2013”) måste du byta namn på anteckningsböckerna för efterföljande år.

*Uppdatering: Läsaren Brandie K. föreslog att man skulle placera en nolla före varje nummer för att få saker och ting att stå i kronologisk ordning (t.ex. 01, 02, 03 och så vidare) … och det fungerar. =)

Steg 2 – Stapla anteckningsböckerna

För att fortsätta med att konfigurera din Evernote-skrivboksmapp staplar du de 12 anteckningsböckerna som du just har skapat. Dra ”januari” till ”februari” för att skapa en ny stapel. Namnge den stapeln ”Tickler”. Du kan också klicka på drop-downpilen till höger om varje anteckningsbok, välja ”Lägg till i stapel” (eller ”Ny stapel”) och klicka på den stapel du vill lägga till anteckningsböckerna i.

Steg 3 – Skapa anteckningar

Skapa sedan 31 anteckningar för varje dag i varje månad (du ser 31 inom parentes bredvid varje månad som har 31 anteckningar). Ge helt enkelt varje anteckning ett numeriskt namn:

1
2
3

… och så vidare.

Anteckningarna kan vara i omvänd ordning, så byt visning (klicka på ”Visningsalternativ” längst ner på sidan) och sortera efter ”Skapningsdatum (äldst först)”. Eller så kan du börja med 31 och sedan arbeta bakåt.

Steg #4 – Skapa en genväg

Ditt sista steg blir att skapa en genväg. Du har två alternativ här.

1. Lägg till de staplade anteckningsböckerna (”Tickler”) som en genväg så att du inte behöver leta efter den. Detta innebär att en länk till din tickler-fil läggs till i genvägsmenyn (ovanför menyn för anteckningsböcker).

Istället för att lägga till en genväg kan du sätta en punkt (”.”) eller en annan symbol framför etiketten Tickler så att den hoppar upp till toppen av din lista med anteckningsböcker (ett annat sätt för dig att hitta den lätt).

… ELLER …

2. Lägg till en genväg för den aktuella månaden i genvägsmenyn.

En sak till

Du har möjlighet att inte stapla dina anteckningsböcker. Du kan hoppa över det steget – bara skapa 12 individuella anteckningsböcker – och sedan lägga till genvägen för den aktuella månaden i genvägsmenyn. När den aktuella månaden är slut ersätter du genvägen med genvägen för den nya månaden.

Om du inte staplar dina anteckningsböcker innebär det förstås att de återstående anteckningsböckerna blandas och ligger ute i det fria tillsammans med dina andra (icke-relaterade) anteckningsböcker. Om det är okej för dig, så gör det.

Hur du än bestämmer dig för att skapa din tickler-fil i Evernote måste du ta för vana att lägga till påminnelser till specifika dagar. Så fundera på att lägga till en varning eller påminnelse i din smartphone för att fylla på dina ”filer”

.