Sept raisons d’utiliser Confluence pour la documentation technique

Lorsque des rédacteurs techniques se rencontrent lors de conférences, l’une des toutes premières questions est généralement : « Quel outil de création d’aide utilisez-vous pour produire du contenu d’aide ? ». Et cette question est rapidement suivie par « Et quel outil aimeriez-vous utiliser à la place ? »

À ce stade, la plupart des personnes de la communauté techcomm s’attendent à une réponse comme « FrameMaker », « Flare » ou un CMS. Mais lorsqu’ils posent la question à Nils Bier, rédacteur technique chez K15t, il les déconcerte par sa réponse. « Nous utilisons Confluence, le wiki d’entreprise et l’espace de travail en équipe, combiné à nos dernières Scroll Apps. Et pour ce qui est de la deuxième question – Confluence est également mon outil préféré pour gérer le contenu d’aide et la documentation produit. » Voici pourquoi.

#1 – Confluence peut être utilisé dans toute l’entreprise

À K15t, nous utilisons Confluence dans tous nos départements. Tous les employés partagent des informations pertinentes au sein des espaces internes de Confluence. Les développeurs organisent leurs spécifications et enregistrent leurs décisions de conception dans Confluence. La prochaine étape logique est donc d’utiliser Confluence pour gérer le support et la documentation des produits. Vous pouvez voir notre centre d’aide basé sur Confluence ici.

Parce que nous pensons qu’il est si important d’avoir un compte utilisateur Confluence, tous les nouveaux employés de K15t en reçoivent un en même temps que leur adresse e-mail personnelle. Cela signifie que chaque employé de K15t dispose d’un compte utilisateur Confluence dès le premier jour – afin qu’il puisse accéder au wiki et aider à contribuer, développer et améliorer la documentation. Et ça marche : nous collaborons tous dans le même outil ! Cette plateforme wiki permet à chacun de partager, commenter et améliorer facilement le contenu. Il en va de même pour notre documentation produit dans Confluence.

Et Nils sait que cela ne s’arrête pas là. « Nous utilisons même Confluence pour gérer le contenu de notre site web et de notre blog. » C’est vrai ! L’article de blog que vous lisez en ce moment est livré depuis Confluence par Scroll Viewport.

#2 – Confluence fonctionne comme vous l’attendez

Toute personne qui a vu Confluence une fois sait comment l’utiliser presque instantanément. Et contrairement à d’autres moteurs wiki, Confluence donne vraiment envie aux utilisateurs de travailler avec lui. Confluence a une interface utilisateur propre et un éditeur qui fonctionne de manière très similaire aux logiciels de publication assistée par ordinateur (PAO) courants ou aux outils de traitement de texte, comme Microsoft Word.

Les nouveaux utilisateurs ont besoin de très peu de formation avant d’être prêts à travailler avec Confluence – contrairement aux plateformes complexes de création d’aide. Ils n’ont qu’à se lancer – et très vite, tous les nouveaux utilisateurs de Confluence écrivent, commentent et partagent comme un pro.

Confluence fournit des modèles de page (par exemple pour les notes de réunion ou des modèles de page personnalisés pour la documentation de support) pour aider les utilisateurs à développer du contenu rapidement et de manière cohérente. C’est un excellent moyen d’assurer la cohérence des structures de page et du contenu. Mais lorsque les auteurs décident d’aller au-delà de leurs modèles, ils peuvent le faire aussi.

Nils adore ça. « Confluence me permet de structurer mon contenu – mais en même temps, il donne aux utilisateurs la liberté d’être créatifs. »

#3 – Confluence vous permet d’engager des collègues et des lecteurs

Partager des pages Confluence avec des collègues est simple. Vous pouvez partager la dernière version d’une page de la documentation en quelques clics. Chez K15t, les membres du personnel laissent souvent des commentaires sur les pages afin de partager leurs idées. Tous ceux qui regardent la page reçoivent une notification lorsqu’un commentaire a été ajouté.

Mais la fonctionnalité sociale préférée de Nils dans Confluence est le bouton « Like », qui est similaire à un like Facebook. L’utilisateur clique sur « J’aime » pour confirmer que tout ce qui se trouve sur la page est correct, et qu’aucune autre amélioration n’est nécessaire.

Les wikis comme Confluence permettent à tout le monde de collaborer bien plus facilement que les plateformes typiques de création d’aide, qui ne conviennent qu’aux rédacteurs techniques. Dans la plupart des cas où les entreprises ne suivent pas la voie du wiki, le contenu doit être exporté du CMS pour être révisé par des collègues d’autres départements. Et une fois qu’ils ont terminé, leurs annotations et demandes de modification doivent être réimportées et traitées manuellement.

#4 – Confluence est basé sur le Web

Vous n’avez pas besoin d’installer quoi que ce soit sur votre ordinateur pour travailler dans Confluence. Tout ce dont vous avez besoin est votre navigateur web préféré (comme Chrome ou Firefox) et votre compte utilisateur personnel. Tout le contenu est géré de manière centralisée sur le serveur Confluence de votre entreprise, ou vous pouvez opter pour le Cloud avec Confluence Cloud. Cela signifie que tout le monde dans votre entreprise a accès aux dernières informations et peut mettre à jour, partager et contribuer au contenu – à tout moment et en tout lieu : au siège, dans une succursale, ou même lors d’un voyage d’affaires.

Nils est un fan de l’approche web de Confluence : « Je n’ai plus besoin de me soucier de la mise à jour de ma chaîne d’outils de création d’aide locale, car Confluence est le seul outil de gestion de contenu que nos administrateurs doivent maintenir à jour. »

#5 – Confluence offre une transparence totale lors de la création de contenu

L’idée derrière la collaboration basée sur les wikis est de permettre à quiconque de contribuer et de fournir un accès libre à la connaissance à l’intérieur. Les utilisateurs peuvent regarder et comparer les pages pour s’armer des dernières connaissances de l’entreprise et observer comment le contenu évolue. La documentation se développe littéralement sous les yeux.

Mais parfois, cela n’a pas de sens de partager les informations avec tous les employés. Dans cette optique, Confluence vous permet de restreindre l’accès et inclut une gestion fine des droits et des rôles. Vous pouvez facilement définir qui est autorisé à lire, éditer ou laisser des commentaires sur chaque page ou espace, par exemple.

#6 – Vous pouvez personnaliser Confluence pour l’adapter à votre cas d’utilisation avec quelques superbes applications (Scroll)

Confluence n’est pas un système de gestion de contenu (CMS) en tant que tel. Mais c’est une plateforme extensible – et il existe une énorme gamme d’apps pour s’adapter à votre cas d’utilisation, par exemple la gestion de contenu pour la documentation technique. Par exemple, Scroll Versions apporte la gestion simultanée des versions et des variantes à Confluence Server et Data Center, et comble le fossé entre un CMS complet et un wiki facile à utiliser. Si vous êtes un utilisateur de Confluence Cloud, Scroll Documents vous permet de contrôler les versions, de suivre les modifications et de gérer votre flux de développement de contenu en tant qu’équipe de documentation.

Nils ajoute : « En fait, je ne peux plus imaginer travailler sans ces applications Scroll pour Confluence. Elles me font gagner tellement de temps – un temps que je peux maintenant consacrer à l’écriture, au lieu de copier et de gérer mon contenu d’aide manuellement. »

#7 – Confluence est idéal pour les environnements agiles

Comme de nombreuses entreprises de logiciels, K15t suit le paradigme du développement agile. La documentation de support, comme les produits, évolue de manière itérative au sein des sprints et des versions. Les cycles de publication étant de plus en plus courts, les rédacteurs techniques doivent suivre le rythme. Cela n’est possible que si tous les membres de l’équipe travaillent avec le même outil, où ils peuvent apporter des informations et donner un retour instantané sur le contenu de l’aide.

Nils décrit son flux de travail pour la publication de la documentation. « Je travaille sur la prochaine version de notre documentation, et lorsque nos développeurs sortent la version du produit, il me suffit de publier et de mettre à jour mon contenu d’aide en utilisant Scroll Versions. Cela ne prend que quelques clics. »

Conclusion : Plus de cas d’utilisation (et de raisons) à venir

Confluence a commencé comme une plateforme de gestion des connaissances et de collaboration. Les utilisateurs ont trouvé des moyens de tirer parti de cette plateforme pour d’autres cas d’utilisation, et ont attiré de nouveaux publics. Et de la même manière, le nombre de raisons d’utiliser Confluence pour la documentation technique augmente quotidiennement – avec chaque nouvelle version de Confluence, et avec chaque nouvelle app qui arrive sur l’Atlassian Marketplace.

Quelles sont vos raisons d’utiliser ou d’évaluer Confluence pour la documentation technique ? Et où voyez-vous les avantages par rapport aux outils traditionnels de création d’aide ? Veuillez laisser un commentaire et nous le faire savoir !

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous envoyer un e-mail à [email protected] .