Cómo crear un archivo Tickler usando Evernote

¿Sabías que un archivo Tickler puede ayudar a impulsar tu productividad? Puedes crear la versión de la vieja escuela o configurar un archivo de cosquillas de Evernote en su lugar.

Y, dado que los propietarios de pequeñas empresas tienden a gestionar una gran variedad de tareas, tener un sistema que «haga cosquillas» a tu memoria puede ser bastante importante. Siga leyendo para empezar.

Un archivo de cosquillas es una colección de carpetas de archivos etiquetados con fecha y organizados de manera que permite archivar los documentos sensibles al tiempo según la fecha futura en la que cada documento necesita una acción. ~Wikipedia

Cómo configurar un archivo Tickler de papel

Si está listo para conseguir más logros y necesita una manera de asegurarse de que las tareas importantes no se pierdan, es posible que desee comenzar a utilizar un archivo Tickler. Por cierto, si quieres conocer los pasos para crear un archivo de recordatorios con Evernote, puedes saltarte esta introducción y desplazarte hasta Cómo crear un archivo de recordatorios de Evernote.

Para crear un archivo de tickler en papel, necesitarás 43 carpetas (sí, 43):

• 31 carpetas para cada día del mes Y
• 12 carpetas para cada mes del año

Puedes escribir los días del mes o los meses del año en las pestañas de las carpetas correspondientes, o si tu letra sugiere que deberías haber sido médico en una vida anterior, considera usar el etiquetador. =)

Sus carpetas pueden colocarse en su archivador o en varios archivos de acordeón (expandidos). De hecho, hay archivos de acordeón que vienen con pestañas prenumeradas (para cada día del mes), por lo que podría simplemente comprar 12 de ellos.

No hay una forma correcta o incorrecta de gestionar esto, así que realmente depende de usted y de lo que prefiera.

Cómo usar un archivo Tickler

Una vez que haya creado sus 43 carpetas, puede entonces dedicarse a poner cosas en cada una de ellas.¿Qué puede poner en las carpetas? Cualquier cosa, en realidad.

Si quieres que te recuerden una tarea o acción que tienes que hacer -no importa lo que sea- puedes poner ese elemento (una nota o una ficha con instrucciones o información relacionada) en tu archivo tickler. Ten en cuenta que puedes poner las cosas en las carpetas con mucha antelación, así que no es necesario esperar a que se acerque una fecha concreta para añadir tus recordatorios.

Los documentos dentro de las carpetas de un archivo tickler pueden ser listas de tareas pendientes, facturas pendientes de pago, billetes de viaje, reservas de hotel, información de reuniones, recordatorios de cumpleaños, cupones, tickets de reclamación, notas de devolución de llamadas, recordatorios de seguimiento, recordatorios de mantenimiento o cualquier otro papel que requiera una acción futura. ~Wikipedia

Al comienzo de cada día, simplemente saque el contenido de la carpeta correspondiente para poder trabajar en las tareas de ese día. Y, a continuación, mueve esa carpeta ahora vacía a la parte posterior de las restantes. De este modo, la carpeta del día siguiente estará delante y será fácilmente accesible.

Al final del mes en curso, pase al primer día del mes siguiente. Repita el proceso hasta completar todas las tareas hasta el final del año. Entonces… ¡adelante con el nuevo año!

Cómo crear un archivo Tickler de Evernote

Si prefieres utilizar una aplicación para crear tu sistema de archivos Tickler, puedes crearlo con Evernote (enlace de referencia). Pasarás un poco de tiempo al principio configurando las cosas, pero una vez que hayas terminado, todas las carpetas estarán listas para que las uses ahora y en el futuro.

Aquí están las características de Evernote que usarás:

• Pila de libretas
• Notas
• Ahorros

Paso #1 – Crear libretas

Para empezar a crear tu archivo de cosquillas de Evernote, primero crea 12 libretas para cada mes del año. Podrían perderse en la confusión de tus otras libretas, así que considera numerarlas, así:

1 enero
2 febrero
3 marzo

… y así sucesivamente.

Las libretas estarán en orden cronológico *excepto* el «10 de octubre», el «11 de noviembre» y el «12 de diciembre». Esos tres se colocarán debajo del «1 de enero». Si decides incluir el año (por ejemplo, «1 de enero de 2013»), tendrás que cambiar el nombre de los cuadernos para los años siguientes.

*Actualización: La lectora Brandie K. sugirió colocar un cero antes de cada número para conseguir que las cosas se alineen cronológicamente (por ejemplo, 01, 02, 03, y así sucesivamente) … y funciona. =)

Paso #2 – Apilar las libretas

Para seguir configurando tu archivo tickler de Evernote, apila las 12 libretas que acabas de crear. Arrastra «Enero» a «Febrero» para crear una nueva pila. Nombra esa pila como «Tickler». También puede hacer clic en la flecha desplegable situada a la derecha de cada libreta, seleccionar «Añadir a la pila» (o «Nueva pila») y hacer clic en la pila a la que desea añadir las libretas.

Paso #3 – Crear notas

A continuación, cree 31 notas para cada día de cada mes (verá 31 entre paréntesis al lado de cada mes que tiene 31 notas). Simplemente dé a cada nota un nombre numérico:

1
2
3

… y así sucesivamente.

Las notas pueden estar en orden inverso, así que cambie su vista (haga clic en «Opciones de vista» en la parte inferior de su página) y ordene por «Fecha de creación (la más antigua primero).» O bien, puede comenzar con 31 y luego trabajar hacia atrás.

Paso #4 – Crear un acceso directo

Su último paso será crear un acceso directo. Aquí tendrás dos opciones.

1. Añadir los cuadernos apilados («Tickler») como un acceso directo para que no tengas que ir a buscarlo. Esto significa que se añadirá un enlace a su archivo Tickler en el menú de acceso directo (encima del menú de cuadernos).

En lugar de añadir un acceso directo, puede poner un punto («.») u otro símbolo delante de la etiqueta Tickler para que salte a la parte superior de su lista de cuadernos (otra forma de encontrarlo fácilmente).

… O …

2. Añada un acceso directo para el mes actual al menú de acceso directo.

Una cosa más

Tiene la opción de no apilar sus cuadernos. Podrías omitir ese paso – sólo crear 12 cuadernos individuales – y luego añadir el acceso directo para el mes actual al menú de acceso directo. Y, una vez que el mes actual haya terminado, reemplazarías ese acceso directo con el acceso directo para el nuevo mes.

Por supuesto, no apilar tus cuadernos significaría que los cuadernos restantes estarían mezclados y al aire libre con tus otros cuadernos (no relacionados). Si te parece bien, pues adelante.

Sea cual sea la forma en que decidas crear tu archivo de recordatorios en Evernote, tendrás que acostumbrarte a añadir recordatorios a días específicos. Por lo tanto, considera la posibilidad de añadir una alerta o un recordatorio en tu smartphone para llenar tus «archivos».»