How to Create a Tickler File Using Evernote

Wussten Sie, dass eine Tickler-Datei Ihre Produktivität steigern kann? Sie können die herkömmliche Version erstellen oder stattdessen eine Evernote-Listendatei einrichten.

Und da Kleinunternehmer dazu neigen, eine Vielzahl von Aufgaben zu verwalten, kann ein System, das Ihr Gedächtnis „kitzelt“, ziemlich wichtig sein. Lesen Sie weiter, um loszulegen.

Eine Laufmappe ist eine Sammlung von mit einem Datum versehenen Aktenordnern, die so organisiert sind, dass zeitkritische Dokumente entsprechend dem zukünftigen Datum, an dem jedes Dokument bearbeitet werden muss, abgelegt werden können. ~Wikipedia

Wie man eine Schnellhefterdatei einrichtet

Wenn Sie bereit sind, mehr zu erreichen und eine Möglichkeit brauchen, um sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben nicht durch die Maschen fallen, sollten Sie eine Schnellhefterdatei verwenden. Übrigens, wenn Sie wissen möchten, wie Sie mit Evernote eine Laufmappe erstellen, können Sie diese Einführung überspringen und nach unten zu How to Create an Evernote Tickler File scrollen.

Um eine Papierablage einzurichten, brauchst du 43 Ordner (ja, 43):

• 31 Ordner für jeden Tag des Monats UND
• 12 Ordner für jeden Monat des Jahres

Du kannst die Tage des Monats oder die Monate des Jahres auf die entsprechenden Ordnerreiter schreiben, oder wenn deine Handschrift darauf hindeutet, dass du in einem früheren Leben Arzt hättest sein sollen, kannst du den Etikettenmacher benutzen. =)

Ihre Ordner können in Ihrem Aktenschrank oder in mehreren Ziehharmonikaordnern (erweitert) untergebracht werden. Es gibt sogar Akkordeonordner, die mit vornummerierten Registern (für jeden Tag des Monats) geliefert werden, so dass du einfach 12 davon kaufen kannst.

Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, dies zu handhaben, es liegt also wirklich an dir und daran, was du bevorzugst.

Wie Sie eine Schnellhefterdatei verwenden

Wenn Sie Ihre 43 Ordner angelegt haben, können Sie sich daran machen, die Dinge in die einzelnen Ordner zu legen.

Was können Sie in die Ordner legen? Eigentlich alles.

Wenn Sie an eine Aufgabe oder Aktion erinnert werden wollen, die Sie erledigen müssen – egal, um was es sich handelt -, können Sie dieses Element (eine Notiz oder Karteikarte mit Anweisungen oder zugehörigen Informationen) in Ihre Laufmappe legen. Denken Sie daran, dass Sie Dinge schon lange im Voraus in den Ordner legen können, so dass Sie nicht warten müssen, bis ein bestimmtes Datum naht, um Ihre Erinnerungen hinzuzufügen.

Dokumente in den Ordnern einer Laufmappe können To-Do-Listen, ausstehende Rechnungen, unbezahlte Rechnungen, Reisetickets, Hotelreservierungen, Besprechungsinformationen, Geburtstagserinnerungen, Gutscheine, Reklamationsscheine, Rückrufnotizen, Wiedervorlageerinnerungen, Wartungserinnerungen oder andere Papiere sein, die eine zukünftige Aktion erfordern. ~Wikipedia

Zu Beginn eines jeden Tages ziehen Sie einfach den Inhalt des entsprechenden Ordners heraus, damit Sie an den Aufgaben des Tages arbeiten können. Verschieben Sie dann den nun leeren Ordner nach hinten zu den übrigen Ordnern. Auf diese Weise ist der Ordner für den nächsten Tag ganz vorne und leicht zugänglich.

Am Ende des aktuellen Monats gehen Sie zum ersten Tag des Folgemonats über. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle Aufgaben bis zum Ende des Jahres erledigt haben. Dann … auf ins neue Jahr!

Wie Sie eine Evernote-Korbkartei erstellen

Wenn Sie lieber eine App verwenden möchten, um Ihr Ordner-System zu erstellen, können Sie es mit Evernote erstellen (Empfehlungslink). Sie werden ein wenig Zeit damit verbringen, die Dinge einzurichten, aber sobald Sie fertig sind, stehen Ihnen alle Ordner jetzt und in Zukunft zur Verfügung.

Hier sind die Evernote-Funktionen, die Sie verwenden werden:

• Notizbuchstapel
• Notizen
• Verknüpfungen

Schritt Nr. 1 – Notizbücher erstellen

Um mit der Erstellung Ihrer Evernote-Kartei zu beginnen, erstellen Sie zunächst 12 Notizbücher für jeden Monat des Jahres. Sie könnten im Durcheinander Ihrer anderen Notizbücher verloren gehen, daher sollten Sie sie wie folgt nummerieren:

1 Januar
2 Februar
3 März

… und so weiter.

Die Notizbücher werden in chronologischer Reihenfolge angelegt, *außer* für „10. Oktober“, „11. November“ und „12. Dezember“. Diese drei werden unter „1. Januar“ eingeordnet. Wenn Sie sich dafür entscheiden, das Jahr mit aufzunehmen (z. B. „1. Januar 2013“), müssen Sie die Notizbücher für die folgenden Jahre umbenennen.

*Update: Die Leserin Brandie K. schlug vor, eine Null vor jede Zahl zu setzen, um die Dinge chronologisch anzuordnen (z. B. 01, 02, 03 usw.) … und es funktioniert. =)

Schritt #2 – Stapeln Sie die Notizbücher

Um mit der Einrichtung Ihrer Evernote-Tickler-Datei fortzufahren, stapeln Sie die 12 Notizbücher, die Sie gerade erstellt haben. Ziehen Sie „Januar“ auf „Februar“, um einen neuen Stapel zu erstellen. Nennen Sie diesen Stapel „Tickler“. Sie können auch auf den Dropdown-Pfeil rechts neben jedem Notizbuch klicken, „Zu Stapel hinzufügen“ (oder „Neuer Stapel“) wählen und auf den Stapel klicken, zu dem Sie die Notizbücher hinzufügen möchten.

Schritt #3 – Notizen erstellen

Dann erstellen Sie 31 Notizen für jeden Tag eines jeden Monats (Sie sehen 31 in Klammern neben jedem Monat, der 31 Notizen hat). Geben Sie jeder Notiz einen numerischen Namen:

1
2
3

… und so weiter.

Die Notizen können in umgekehrter Reihenfolge sein, also ändern Sie Ihre Ansicht (klicken Sie auf „Ansichtsoptionen“ unten auf der Seite) und sortieren Sie nach „Erstellungsdatum (älteste zuerst)“. Sie können auch mit 31 beginnen und dann rückwärts arbeiten.

Schritt #4 – Erstellen einer Verknüpfung

Ihr letzter Schritt besteht darin, eine Verknüpfung zu erstellen. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Fügen Sie die gestapelten Notizbücher („Tickler“) als Verknüpfung hinzu, damit Sie nicht danach suchen müssen. Das bedeutet, dass eine Verknüpfung zu Ihrer Tickler-Datei zum Kontextmenü (oberhalb des Notizbuchmenüs) hinzugefügt wird.

Anstatt eine Verknüpfung hinzuzufügen, können Sie einen Punkt („.“) oder ein anderes Symbol vor die Tickler-Beschriftung setzen, so dass sie an den Anfang Ihrer Notizbuchliste springt (eine weitere Möglichkeit, um sie leicht zu finden).

… ODER …

2. Fügen Sie dem Kontextmenü eine Abkürzung für den aktuellen Monat hinzu.

Eine Sache noch

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Notizbücher nicht zu stapeln. Sie könnten diesen Schritt überspringen – einfach 12 einzelne Notizbücher erstellen – und dann die Verknüpfung für den aktuellen Monat in das Kontextmenü einfügen. Und wenn der aktuelle Monat vorbei ist, ersetzen Sie diese Verknüpfung durch die Verknüpfung für den neuen Monat.

Wenn Sie Ihre Notizbücher nicht stapeln, bedeutet das natürlich, dass sich die verbleibenden Notizbücher mit Ihren anderen (nicht verwandten) Notizbüchern vermischen und in der Öffentlichkeit liegen. Wenn das für dich in Ordnung ist, dann mach es.

Wie auch immer Sie sich entscheiden, Ihre Terminkalender in Evernote anzulegen, Sie müssen sich angewöhnen, Erinnerungen an bestimmte Tage hinzuzufügen. Überlegen Sie also, ob Sie eine Benachrichtigung oder Erinnerung auf Ihrem Smartphone einrichten, um Ihre „Dateien“ zu füllen.