Jak vytvořit zaškrtávací soubor pomocí Evernote

Věděli jste, že zaškrtávací soubor může pomoci zvýšit vaši produktivitu? Můžete si vytvořit starou školní verzi nebo si místo ní nastavit zaškrtávací soubor Evernote.

A protože majitelé malých firem mají tendenci spravovat nejrůznější úkoly, mít systém, který „lechtá“ vaši paměť, může být docela důležité. Čtěte dále a začněte.

Zaškrtávací soubor je sbírka složek označených datem, které jsou uspořádány tak, aby bylo možné časově citlivé dokumenty založit podle budoucího data, kdy je třeba s každým dokumentem jednat. ~Wikipedia

Jak si založit papírový pořadač

Jestliže jste připraveni dosáhnout více úspěchů a potřebujete způsob, jak zajistit, aby důležité úkoly nezapadly, možná budete chtít začít používat pořadač. Btw, pokud chcete kroky k vytvoření zaškrtávacího souboru pomocí aplikace Evernote, můžete tento úvod přeskočit a přejít k části Jak vytvořit zaškrtávací soubor Evernote.

K vytvoření papírového zaškrtávacího souboru budete potřebovat 43 složek (ano, 43):

• 31 složek pro každý den v měsíci A
• 12 složek pro každý měsíc v roce

Dny v měsíci nebo měsíce v roce můžete napsat na příslušné záložky složek, nebo pokud váš rukopis naznačuje, že jste v minulém životě měli být lékařem, zvažte použití štítkovače. =)

Složky můžete umístit do kartotéky nebo do několika harmonikových (rozšířených) pořadačů. Ve skutečnosti existují harmonikové pořadače, které se dodávají s předem očíslovanými záložkami (pro každý den v měsíci), takže si jich můžete jednoduše koupit 12.

Neexistuje žádný správný nebo špatný způsob, jak to spravovat, takže je to opravdu na vás a na tom, čemu dáváte přednost.

Jak používat složku Tickler

Po vytvoření 43 složek se můžete pustit do vkládání věcí do jednotlivých složek. co můžete do složek vkládat? Opravdu cokoli.

Pokud si chcete připomenout nějaký úkol nebo akci, kterou máte provést – ať už se jedná o cokoli -, můžete tuto položku (poznámku nebo kartotéční lístek s pokyny nebo souvisejícími informacemi) vložit do složky se zaškrtávátky. Mějte na paměti, že do složek můžete vkládat věci s dostatečným předstihem, takže nemusíte čekat, až se přiblíží konkrétní datum, abyste mohli přidat připomenutí.

Dokumenty ve složkách souboru se zaškrtávátky mohou být seznamy úkolů, nevyřízené účty, nezaplacené faktury, cestovní lístky, hotelové rezervace, informace o schůzkách, připomenutí narozenin, kupony, reklamační lístky, poznámky o zpětném volání, připomenutí následných opatření, připomenutí údržby nebo jakékoli jiné dokumenty, které vyžadují budoucí akci. ~Wikipedia

Na začátku každého dne jednoduše vytáhněte obsah příslušného souboru, abyste mohli pracovat na úkolech daného dne. A pak tuto nyní prázdnou složku přesuňte na konec zbývajících. Tak bude složka na další den vpředu a snadno přístupná.

Na konci aktuálního měsíce přejděte na první den následujícího měsíce. Tento postup opakujte, dokud nevyplníte všechny úkoly do konce roku. Pak … vzhůru do nového roku!“

Jak vytvořit zaškrtávací soubor Evernote

Pokud byste k vytvoření systému zaškrtávacích souborů raději použili nějakou aplikaci, můžete si jej vytvořit pomocí aplikace Evernote (doporučující odkaz). Na začátku strávíte trochu času nastavováním, ale jakmile budete hotovi, všechny složky budou připraveny k použití nyní i v budoucnu.

Tady jsou funkce Evernote, které budete používat:

• Složka poznámek
• Poznámky
• Zkratky

Krok č. 1 – Vytvoření poznámkových bloků

Chcete-li začít vytvářet složku poznámek Evernote, vytvořte nejprve 12 poznámkových bloků pro každý měsíc v roce. Mohly by se ztratit ve změti ostatních zápisníků, proto zvažte jejich očíslování, například takto:

1. leden
2. únor
3. březen

… a tak dále.

Zápisníky budou v chronologickém pořadí *s výjimkou* „10. října“, „11. listopadu“ a „12. prosince“. Tyto tři budou umístěny pod „1. ledna“. Pokud se rozhodnete zahrnout rok (např. „1. ledna 2013“), budete muset sešity pro následující roky přejmenovat.

*Aktualizace: Čtenářka Brandie K. navrhla umístit před každé číslo nulu, aby se věci seřadily chronologicky (např. 01, 02, 03 atd.) … a funguje to. =)

Krok č. 2 – Sešity naskládejte na sebe

Chcete-li pokračovat v nastavování zaškrtávacího souboru Evernote, naskládejte 12 sešitů, které jste právě vytvořili. Přetáhněte „leden“ na „únor a vytvořte nový stoh. Tento zásobník pojmenujte „Tickler“. Můžete také kliknout na rozbalovací šipku vpravo od každého zápisníku, vybrat „Přidat do zásobníku“ (nebo „Nový zásobník“) a kliknout na zásobník, do kterého chcete zápisníky přidat.

Krok č. 3 – Vytvoření poznámek

Poté vytvořte 31 poznámek pro každý den každého měsíce (u každého měsíce, který má 31 poznámek, uvidíte v závorce 31). Jednoduše každou poznámku pojmenujte číselně:

1
2
3

… a tak dále.

Poznámky mohou být v opačném pořadí, proto změňte zobrazení (klikněte na „Možnosti zobrazení“ ve spodní části stránky) a seřaďte je podle „Data vytvoření (nejstarší jako první)“. Nebo můžete začít číslem 31 a pak postupovat zpět.

Krok č. 4 – Vytvoření zástupce

Vaším posledním krokem bude vytvoření zástupce. Zde budete mít na výběr ze dvou možností.

1. Přidejte naskládané sešity („Tickler“) jako zástupce, abyste je nemuseli hledat. To znamená, že do nabídky zkratek (nad nabídku sešitů) bude přidán odkaz na soubor se zaškrtávátky.

Místo přidání zkratky můžete před označení „Tickler“ vložit tečku („.“) nebo jiný symbol, aby přeskočil na začátek seznamu sešitů (další způsob, jak jej snadno najít).

… NEBO …

2. Přidejte zástupce pro aktuální měsíc do nabídky zástupců.

Ještě jedna věc

Máte možnost neukládat zápisníky na sebe. Tento krok můžete přeskočit – stačí vytvořit 12 jednotlivých sešitů – a pak přidat zástupce pro aktuální měsíc do nabídky zástupců. A po skončení aktuálního měsíce byste pak tuto zkratku nahradili zkratkou pro nový měsíc.

Neukládání sešitů na sebe by samozřejmě znamenalo, že by se zbývající sešity mísily a byly na očích s ostatními (nesouvisejícími) sešity. Pokud ti to nevadí, jdi do toho.

Ať už se rozhodnete vytvořit si v Evernote zaškrtávací soubor jakkoli, budete si muset zvyknout přidávat upomínky na konkrétní dny. Zvažte tedy přidání upozornění nebo připomenutí do svého chytrého telefonu, abyste mohli své „složky“ naplnit.

.