Como criar um ficheiro de Tickler usando o Evernote

Sabia que um ficheiro de Tickler pode ajudar a aumentar a sua produtividade? Você pode criar a versão antiga ou configurar um arquivo de tickler do Evernote.

E, como os proprietários de pequenas empresas tendem a gerenciar uma grande variedade de tarefas, ter um sistema que “faz cócegas” na sua memória pode ser muito importante. Continue lendo para começar.

Um arquivo com cócegas é uma coleção de pastas de arquivos com data marcada, organizada de forma a permitir que documentos sensíveis ao tempo sejam arquivados de acordo com a data futura em que cada documento precisa de ação. ~Wikipedia

Como configurar um arquivo de Tickler em papel

Se você estiver pronto para obter mais resultados e precisar de uma maneira de garantir que tarefas importantes não caiam pelas fendas, você pode querer começar a usar um arquivo de tickler. Btw, se quiser criar um ficheiro de tickler usando o Evernote, pode saltar esta introdução e ir até How to Create an Evernote Tickler File.

Para criar um ficheiro de Tickler em papel, precisa de 43 pastas (sim, 43):

• 31 pastas para cada dia do mês E
• 12 pastas para cada mês do ano

Você pode escrever os dias do mês ou meses do ano nas abas apropriadas das pastas, ou se a sua caligrafia sugerir que você deveria ter sido um médico numa vida anterior, considere usar o fabricante de etiquetas. =As suas pastas podem ser colocadas no seu armário de arquivos ou em vários arquivos de acordeão (expandidos). De facto, existem ficheiros de acordeão que vêm com separadores pré-numerados (para cada dia do mês), por isso pode simplesmente comprar 12 deles.

Não há uma forma certa ou errada de gerir isto, por isso depende de si e do que prefere.

Como utilizar um ficheiro de Tickler

Após ter criado as suas 43 pastas, poderá então iniciar o negócio de colocar coisas em cada uma delas.O que pode colocar nas pastas? Qualquer coisa, realmente.

Se você quiser ser lembrado de uma tarefa ou ação que você tem que tomar – não importa o que seja – você pode colocar esse item (uma nota ou cartão de índice com instruções ou informações relacionadas) em seu arquivo de Tickler. Tenha em mente que você pode colocar as coisas em pastas com bastante antecedência para que não haja necessidade de esperar até que uma determinada data se aproxime para adicionar os seus lembretes.

Documentos dentro das pastas de um arquivo de tickler podem ser listas de tarefas, contas pendentes, faturas não pagas, bilhetes de viagem, reservas de hotel, informações sobre reuniões, lembretes de aniversário, cupons, bilhetes de reclamação, notas de chamada de retorno, lembretes de acompanhamento, lembretes de manutenção, ou quaisquer outros documentos que exijam ação futura. ~Wikipedia

No início de cada dia, basta retirar o conteúdo do arquivo correspondente para que você possa trabalhar na(s) tarefa(s) desse dia. E, em seguida, mova essa pasta agora vazia para a parte de trás das restantes. Assim, a pasta do dia seguinte está na frente e é facilmente acessível.

No final do mês corrente, passe para o primeiro dia do mês seguinte. Repita o processo até completar todas as tarefas até o final do ano. Depois … para o novo ano!

Como criar um ficheiro Evernote Tickler

Se preferir usar uma aplicação para criar o seu sistema de ficheiros Tickler, pode criá-lo usando o Evernote (link de referência). Passará um pouco de tempo a configurar as coisas, mas uma vez terminado, todas as pastas estarão prontas para serem usadas agora e no futuro.

Aqui estão as funcionalidades do Evernote que irá utilizar:

• Pilha de notas
• Notas
• Cortes de notas

Passo #1 – Criar blocos de notas

Para começar a criar o seu ficheiro de tickler Evernote, crie primeiro 12 blocos de notas para cada mês do ano. Eles podem se perder no baralhamento dos seus outros cadernos, então considere numerá-los, assim:

1 Janeiro
2 Fevereiro
3 Março

… e assim por diante.

Os cadernos estarão em ordem cronológica *exceto* para “10 Outubro”, “11 Novembro” e “12 Dezembro”. Esses três serão posicionados em “1 de Janeiro”. Se optar por incluir o ano (por exemplo, “1 de Janeiro de 2013”), terá de renomear os cadernos para os anos seguintes.

*Atualizar: O leitor Brandie K. sugeriu colocar um zero antes de cada número para que as coisas se alinhem cronologicamente (e.g., 01, 02, 03, etc.) … e funciona. =)

Passo #2 – Empilhar os cadernos

Para continuar a configurar o seu ficheiro Evernote tickler, empilhe os 12 cadernos que acabou de criar. Arraste “Janeiro” para “Fevereiro” para criar um novo stack. Dê um nome a essa pilha de “Tickler”. Pode também clicar na seta descendente à direita de cada bloco de notas, seleccione “Adicionar à pilha” (ou “Nova pilha”), e clique na pilha onde pretende adicionar os blocos de notas a.

Passo #3 – Criar notas

Então, crie 31 notas para cada dia de cada mês (verá 31 entre parênteses ao lado de cada mês que tenha 31 notas). Basta dar um nome numérico a cada nota:

1
2
3

… e assim por diante.

As notas podem estar na ordem inversa, por isso mude a sua vista (clique em “Ver Opções” no fundo da sua página) e ordene por “Data de Criação (a mais antiga primeiro)”. Ou, você pode começar com 31 e depois trabalhar para trás.

Passo #4 -Crie um atalho

Seu passo final será criar um atalho. Você terá duas opções aqui.

1. Adicione os cadernos empilhados (“Tickler”) como um atalho para que você não tenha que ir procurar por ele. Isto significa que um link para o seu ficheiro Tickler será adicionado ao menu de atalho (acima do menu dos blocos de notas).

Em vez de adicionar um atalho, pode colocar um ponto (“.”) ou outro símbolo em frente da etiqueta Tickler para que salte para o topo da sua lista de blocos de notas (outra forma de o encontrar facilmente).

… OU …

2. Adicione um atalho para o mês corrente ao menu de atalhos.

Mais uma coisa

Você tem a opção de não empilhar os seus cadernos. Você pode pular esse passo – basta criar 12 cadernos individuais – e depois adicionar o atalho para o mês corrente ao menu de atalhos. E, uma vez terminado o mês corrente, você então substituiria esse atalho pelo atalho para o novo mês.

Obviamente, não empilhar os seus cadernos de notas significaria que os restantes cadernos estariam misturados e em aberto com os seus outros cadernos (não relacionados). Se você não se importa com isso, então vá em frente.

No entanto, se decidir criar o seu ficheiro de tickler no Evernote, terá de se habituar a adicionar lembretes a dias específicos. Então, considere adicionar um alerta ou lembrete ao seu smartphone para preencher os seus “ficheiros”.